Mnoho organizací a firem má povinnost ze zákona archivovat dokumenty po určitou dobu. Archivace je klíčová pro účetnictví, daňové účely, právní požadavky a uchování historických informací. Existují specifické předpisy určující, které dokumenty a jak dlouho je třeba archivovat, například účetní doklady, pracovní smlouvy a zdravotní dokumentaci.

Po uplynutí zákonem stanovené archivní lhůty je často povinné dokumenty skartovat. Skartace chrání osobní údaje a citlivé informace před neoprávněným přístupem. Předpisy pro bezpečnou likvidaci dokumentů obsahujících osobní a citlivé údaje, jako je zákon o ochraně osobních údajů a GDPR, jsou závazné.

Pravidla pro archivaci a skartaci dokumentů musí dodržovat následující subjekty:
Státní a veřejné instituce: Ministerstva, úřady, soudy, školy, univerzity, knihovny, muzea a další veřejné organizace.
Zdravotnická zařízení: Nemocnice, kliniky, lékařské ordinace, laboratoře a podobná zařízení.
Finanční instituce: Banky, pojišťovny, makléřské firmy, investiční společnosti a další subjekty finančního sektoru.
Obchodní společnosti a korporace: Všechny podniky bez ohledu na velikost a obor činnosti.
Neziskové organizace: Charitativní organizace, nadace, spolky a další neziskové subjekty.
Vzdělávací instituce: Základní, střední a vysoké školy, univerzity, odborné školy a další vzdělávací zařízení.
Právnické firmy: Advokátní kanceláře, právní poradci, notáři a podobné subjekty poskytující právní služby.
Ostatní regulované subjekty: Jakékoli organizace, které spadají pod specifické právní nebo regulatorní požadavky týkající se archivace a skartace dokumentů.

Tyto subjekty musí dodržovat předpisy a legislativu týkající se správného uchovávání, ochrany a likvidace dokumentů, aby zajistily právní soulad a ochranu citlivých informací.