Skartační znaky určují hodnotu dokumentu na základě jeho obsahu a stanovují, jak s dokumentem naložit během skartačního řízení. Každý spis dostane skartační znak, který rozhoduje o jeho dalším osudu.

Dokumenty s trvalou hodnotou, které se uloží v archivu dostanou skartační znak „A“ (archiv).

Naopak dokumenty bez trvalé hodnoty, které se navrhnou ke zničení v rámci skartačního řízení dostanou skartační znak „S“ (skartace, stoupa).

Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokumenty, které se posoudí a rozdělí mezi ty se skartačním znakem „A“ (archiv) nebo „S“ (skartace, stoupa) podle jejich hodnoty a významu.

Účetní záznamy

Zákon stanovuje dvě lhůty pro uchování účetních záznamů:
Pětiletá lhůta (5let) platí pro úschovu účetních dokladů, účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů, účtových rozvrhů a účetních záznamů, které účetní jednotky používají k dokladování vedení účetnictví.
Desetiletá lhůta (10 let) platí pro úschovu účetních závěrek a výročních zpráv.
Lhůty začínají běžet koncem účetního období, kterého se záznamy týkají. (Zákon č. 563/1991 Sb., část 6, § 31 – Zákon o účetnictví).

Daňové doklady

Daňové doklady se musí uchovávat po dobu 10 let, přičemž lhůta začíná běžet koncem zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. (Zákon č. 235/2004 Sb., Oddíl 8, § 35 – Zákon o dani z přidané hodnoty).

Záznamy zaměstnavatelů

Stejnopisy evidenčních listů se musí uchovávat po dobu 3 let (§ 38 odst. 5 věta první).
Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady obchodní společnosti (za období před rokem 2014) se musí uchovávat po dobu 6 let.
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu se musí uchovávat po dobu 10 let.
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se musí uchovávat po dobu 45 let (od 1.1.2023).
Lhůty začínají běžet vždy po roce, kterého se záznamy týkají. (Zákon č. 582/1991 Sb., Hlava 2, § 35a, (4) – Zákon České národní rady o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).

Archiválie – dokumenty s významnou hodnotou

Archiválie jsou dokumenty s trvalou historickou, kulturní, vědeckou nebo jinou významnou hodnotou určené k trvalému uchování v archivu. Poskytují důležitá svědectví o činnosti organizací, jednotlivců nebo společnosti jako celku a mají výpovědní hodnotu pro budoucí generace. Archiválie mohou zahrnovat textové dokumenty, fotografie, mapy, plány, zvukové záznamy, filmy a digitální data. V České republice spravuje archiválie zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.), který stanovuje pravidla pro výběr, uchovávání a zpřístupňování archiválií a zajišťuje jejich ochranu jako kulturního dědictví.

Skartační řízení je proces, při kterém se rozhoduje o vyřazení a likvidaci dokumentů, které již nejsou potřebné pro další činnost organizace a jejichž skartační lhůta uplynula. Tento proces je v České republice upraven zákonem o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb.). Níže jsou uvedeny základní kroky a zásady skartačního řízení:

Postup skartačního řízení

Identifikace dokumentů k vyřazení:

Organizace pravidelně kontroluje své dokumenty a identifikuje ty, které dosáhly konce své skartační lhůty. Dokumenty jsou rozděleny na skartační znaky: „S“ (skartace, stoupa), „V“ (výběr) a „A“ (archivace).

Příprava skartačního návrhu:

Vypracování seznamu dokumentů určených k vyřazení. Návrh obsahuje informace o typu dokumentů, jejich množství, skartačních lhůtách a skartačních znacích.

Předložení skartačního návrhu:

Návrh je předložen příslušnému státnímu archivu ke schválení. Archiv provede kontrolu a rozhodne, zda některé dokumenty budou převedeny do trvalé archivace.

Posouzení státním archivem:

Státní archiv přezkoumá návrh a rozhodne, které dokumenty budou zničeny a které budou předány k trvalé archivaci. Archiv vydá rozhodnutí a skartační protokol, který organizace musí dodržet.

Likvidace dokumentů:

Dokumenty schválené k likvidaci jsou bezpečně zničeny, obvykle skartováním nebo jiným způsobem zajišťujícím ochranu citlivých údajů. Likvidace musí být provedena tak, aby nedošlo k úniku důvěrných informací.

Předání dokumentů k trvalé archivaci:

Dokumenty určené k trvalé archivaci jsou předány příslušnému státnímu archivu. Předání je zaznamenáno v archivačním protokolu.

Právní rámec a zásady

Zákon o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb.): Tento zákon stanovuje povinnosti organizací při správě a vyřazování dokumentů.

Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (č. 259/2012 Sb.): Vyhláška upravuje technické a organizační podrobnosti výkonu spisové služby, včetně skartačního řízení.

Ochrana osobních údajů: Při skartačním řízení je nutné dodržovat zákony na ochranu osobních údajů (např. GDPR), aby nedošlo k neoprávněnému úniku informací.

Význam skartačního řízení

Skartační řízení je nezbytné pro efektivní správu dokumentů v organizacích. Pomáhá udržovat přehledný a efektivní archiv, chrání důvěrné informace a zajišťuje dodržování zákonných povinností.

Skartační řád je interní dokument organizace, který stanovuje pravidla a postupy pro správu, archivaci a likvidaci dokumentů. Tento řád specifikuje procesy skartačního řízení, včetně určení skartačních lhůt, použití skartačních znaků, a způsobu, jakým se dokumenty vyřazují nebo uchovávají. Skartační řád také zahrnuje zásady ochrany osobních údajů a dalších citlivých informací při správě dokumentace organizace. Je důležité, aby skartační řád byl v souladu s platnými právními předpisy a aby organizace pravidelně aktualizovala své interní směrnice v souladu s novými požadavky a změnami ve správě dokumentů.

Základními subjekty, které jsou povinny dodržovat skartační řád, jsou:

1. Veřejné instituce: Státní úřady, obce, kraje, školy, nemocnice a další veřejné organizace.

2. Soukromé společnosti: Podniky, korporace, živnostníci a další subjekty podnikající v soukromém sektoru.

3. Neziskové organizace: Spolky, nadace, občanská sdružení a další neziskové subjekty.

Dodržování skartačního řádu je klíčové pro správné řízení dokumentace, ochranu důvěrných informací a plnění zákonných povinností.