K činnosti využíváme vlastní přepravní prostředky a elektronický systém evidence dokumentů.
Splňujeme všechna kritéria požadovaná legislativou pro bezvadný výkon spisové služby.
Disponujeme plně vybavenými spisovnami připravenými pro uložení vašich dokumentů.
Proškolený personál s kvalifikací pro výkon archivace, digitalizace a bezpečné skartace.
Jsme pojištěni proti škodám na majetku a pro případ odpovědnosti za škodu vzniklou na dokumentech našich klientů.
Služby
Archivace dokumentů
- Archivace dokumentů v depozitu Docu Save a následná periodická spolupráce:
- Analýza stavu dokumentů.
- Vypracování projektu řešení na základě analýzy.
- Příprava na svoz dokumentů.
- Svoz dokumentů.
- Archivace dokumentů a správa dokumentů:
Uložení dokumentů v depozitu Docu Save.
Elektronická archivace dokumentů.
Vyhledávání a doručování dokumentů podle požadavků zákazníka a ukládání dokumentů zpět na původní místa jejich uložení.
Vedení evidence návštěv a evidence vypůjčených dokumentů.
Skartační řízení – bezpečná skartace dokumentů.
Skartace dokumentů
-
- Manipulace, odvoz, skartace dokumentů.
- Pronájem kontejnerů.
- Výměna kontejnerů v pravidelných intervalech nebo na objednávku.
- Skartace digitálních paměťových médií pomocí demagnetizace.
Ošetření dokumentů
-
-
- Ošetření papírových dokumentů zasažených únikem vody, vlhkostí a plísní.
- První pomoc při zasažení knih a papírových dokumentů vodou a vlhkostí.
- Hromadné odkyselení knihovních a archivních dokumentů metodou papersave swiss.
- Ošetření inkoustové koroze – papersave swiss ICT process
- Proces odkyselování v PDF
-
Elektronická archivace dokumentů
-
- Softwarové řešení DS Archive pro digitální správu dokumentů a elektronickou evidenci dokumentů.
- Systém je možné doplňovat o další funkce, podle vašich potřeb.
Prodej archivačních boxů
Nabízíme prodej kvalitních archivačních boxů a krabiček. Archivační boxy jsou vyrobeny z nejpevnější lepenky na trhu, mají vysokou pevnost a životnost, dají se stohovat. Box je navržen pro papír formátu A4. Je možné uložit až 5 ks pořadačů s šířkou hřbetu 80 mm. Boxy jsou dodávány s potiskem loga společnosti Docu Save. Je možné dodávat boxy bez potisku, nebo s potiskem loga zákazníka. Rovněž je možné upravovat rozměr boxu dle přání zákazníka. Přesná cena je kalkulovaná na základě odebíraného množství.
Konkursy a společnosti v likvidaci
- Poskytneme komplexní služby pro případ potřeby archivace dokumentů úpadce, či likvidované společnosti:
Vytřídění dokumentů typu “S” zejména z hlavního archivu úpadce, jejich vyřazení a následná skartace.
Přemístění dokumentů určených k uložení z hlavního sídla úpadce, tedy z místa jejich současného uložení do spisovny provozované zhotovitelem.
Organizační uspořádání svezených dokumentů v prostorách spisovny.
Vyhotovení aktuálního skartačního pokynu (skartačního plánu) pro zadavatele a vytřídění dokumentů kategorie typu “A” příprava jejich předání do věcně a místně příslušného státního archivu.
Řádné označení jednotlivých druhů dokumentů s vyznačením roku jejich skartace.
Archivace dokumentů typu “S” a to až do dne jejich skartace po uplynutí příslušné skartační lhůty.
Evidence dokumentů v přehledných celcích, případně, podle objednávky zadavatele, i v elektronické podobě.
Profesionální ochrana podle smlouvy uložených dokumentů před případným zneužitím tam obsažených dat třetí osobou.
Bezpečná skartace již vyřazených dokumentů.
Komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem včetně upozornění o uložení dokumentů zadavatele ve spisovně provozované zhotovitelem.
Vyhotovení předávacího protokolu a protokolu o předání dokumentů pro zadavatele.
Informační vytěžování dokumentů.
Archivace dokumentů v depozitu Docu Save a následná periodická spolupráce
- K tomuto typu služby dochází v případě, že máte problémy s kapacitou svých úložných prostorů, tyto prostory nesplňují kritéria na archivaci a správu dokumentů a investice do rekonstrukce by byly větší jako samotná správa.
- Přesunete zodpovědnost na nás a získáte tak:
vyšší profesionální úroveň, okamžité přizpůsobení měnícím se podmínkám
nižší náklady, plánování finančních zdrojů
bezpečnost, logistické procesy.
Převzetí spisoven a uložiště dokumentů zákazníka a správa dokumentů v jeho prostorách
-
- V případě, že zákazník má své vlastní prostory, je možné je využít.
- V případě potřeby umíme tyto prostory zrekonstruovat a připravit je na správu dokumentů tak, aby splňovaly zákonem stanovené podmínky.
- Jestliže má zákazník zaměstnance určené na archivaci dokumentů a správu dokumentů, můžeme tyto po dohodě převzít do pracovního poměru v Docu Save.
- Zvýšení kvality spisoven.
- V případě, že nesplňují požadavky na archivaci a správu dokumentů nabídneme rekonstrukci.
- Zvýšení kvality péče o dokumenty.
- Zvýšení efektivnosti a integrity v rámci systému řízení správy dokumentů.
- Přehlednost nákladů na celou poskytnutou službu.
- Koncentrace na core business – efektivita.
- Jasná zodpovědnost.
Reference
-
- Factoring České spořitelny, a.s.
- ERGO pojišťovna, a.s.
- Zeppelin, spol. s r.o.
- BNP Paribas Cardif Pojišťovna, a.s.
- ROWAN LEGAL, advokátní kancelář s.r.o.
- JANÁK ZEITHAML & spol. advokátní kancelář
- RSM TACOMA Business Services s.r.o.
- COFIDIS s.r.o.
- TECHNICKÁ SPRÁVA KOMUNIKACÍ hlavního města Prahy
- Národní knihovna ČR
- Vědecká knihovna Olomouc
a další
Shrnutí
Zaujala Vás naše nabídka?
Pošlete nám zprávu přes náš kontaktní formulář a my se Vám co nejdříve ozveme!
Naše filozofie
- Nabídka služeb nad rámec standardního rozsahu zaručující vyšší přidanou hodnotu pro naše klienty.
- Specifikace nejefektivnějšího řešení zadání.
- Pravidelný každoroční audit efektivnosti nastavených procesů po celou dobu spolupráce.Časem prověřená odbornost a spolehlivost naší společnosti.
- Vlastní softwarové řešení DS Archive výrazně snižující náklady na evidenci, vyhledávání a bezpečné doručování dokumentů.
- Maximálně výhodné platební podmínky.
- Mimořádně příznivé cenové relace.
- Jasně definované standardy nabízených služeb (SLA’s).
- Nadstandardní flexibilita respektující klientovy potřeby.
- Disponibilita požadovaných prostor po celém území České republiky pro nalezení nejoptimálnějšího způsobu centralizace.
Analýza stavu dokumentů a návrh optimálního řešení archivace dokumentů
- Na základě analýzy pro vás navrhneme vhodnou alternativu optimálního řešení archivace, bezpečné skartace, digitalizace a správy dokumentů (ve fyzické a elektronické podobě) a v případě potřeby vyhotovíme a realizujeme projekt vybrané varianty řešení.
- Zkušenosti naší společnosti při projektech eliminují riziko, že potřebná zlepšení si vyžádají víc finančních prostředků, než je potřeba.
Naše řešení přináší rychlost, efektivnost a jednoduchou funkcionalitu
- Každý oprávněný uživatel se dostane k hledanému dokumentu ihned.
- Stačí vám internetové připojení, kde se pomocí uživatelského rozhraní přihlásíte do vlastního účtu, který vám vytvoříme.
- Po přihlášení už si vyhledáte co potřebujete.
- Pokud jsou dokumenty v systému naskenované, můžete si je i rovnou vytisknout.
- Pokud nejsou, stačí o naskenování požádat zaměstnance naší spisovny pomocí vašeho účtu.
- Jednou neskenovaný dokument zůstává v sytému a je trvale k dispozici.
- Vše je přehledné. Uživatel si vystačí sám a v případě potřeby mu pomůžeme.
- Náš systém není zahlcen zbytečnými funkcemi, je velmi intuitivní a srozumitelný i starším, případně méně zkušeným lidem v oblasti IT.
- Na pochopení funkčnosti a práce s uživatelským účtem není potřebné žádné speciální školení.
Docu Save s.r.o.
Provozovna Valašské Meziříčí
Provozovna Hronětice
Kontaktujte nás!
Veškeré požadavky na vyhledání potvrzení o zaměstnání posílejte pouze prostřednictvím kontaktního formuláře!