Spravujeme dokumenty desítek smluvních partnerů.

K činnosti využíváme vlastní přepravní prostředky a elektronický systém evidence dokumentů.

Splňujeme všechna kritéria požadovaná legislativou pro bezvadný výkon spisové služby.

Disponujeme plně vybavenými spisovnami připravenými pro uložení vašich dokumentů.

Proškolený personál s kvalifikací pro výkon archivace, digitalizace a bezpečné skartace.

Jsme pojištěni proti škodám na majetku a pro případ odpovědnosti za škodu vzniklou na dokumentech našich klientů.

Služby

Archivace dokumentů

  • Archivace dokumentů v depozitu Docu Save a následná periodická spolupráce:
  1. Analýza stavu dokumentů.
  2. Vypracování projektu řešení na základě analýzy.
  3. Příprava na svoz dokumentů.
  4. Svoz dokumentů.
  5. Archivace dokumentů a správa dokumentů:

Uložení dokumentů v depozitu Docu Save.

Elektronická archivace dokumentů.

Vyhledávání a doručování dokumentů podle požadavků zákazníka a ukládání dokumentů zpět na původní místa jejich uložení.

Vedení evidence návštěv a evidence vypůjčených dokumentů.

Skartační řízení – bezpečná skartace dokumentů.

shutterstock_201062774

Skartace dokumentů

    • Manipulace, odvoz, skartace dokumentů.
    • Pronájem kontejnerů.
    • Výměna kontejnerů v pravidelných intervalech nebo na objednávku.
    • Skartace digitálních paměťových médií pomocí demagnetizace.
shutterstock_298197146

Ošetření dokumentů

      • Ošetření papírových dokumentů zasažených únikem vody, vlhkostí a plísní.
      • První pomoc při zasažení knih a papírových dokumentů vodou a vlhkostí.
      • Hromadné odkyselení knihovních a archivních dokumentů metodou papersave swiss.
      • Ošetření inkoustové koroze – papersave swiss ICT process
      • Proces odkyselování v PDF
shutterstock_369815435

Elektronická archivace dokumentů

    • Softwarové řešení DS Archive pro digitální správu dokumentů a elektronickou evidenci dokumentů.
    • Systém je možné doplňovat o další funkce, podle vašich potřeb.

Prodej archivačních boxů

Nabízíme prodej kvalitních archivačních boxů a krabiček. Archivační boxy jsou vyrobeny z nejpevnější lepenky na trhu, mají vysokou pevnost a životnost, dají se stohovat. Box je navržen pro papír formátu A4. Je možné uložit až 5 ks pořadačů s šířkou hřbetu 80 mm. Boxy jsou dodávány s potiskem loga společnosti Docu Save. Je možné dodávat boxy bez potisku, nebo s potiskem loga zákazníka. Rovněž je možné upravovat rozměr boxu dle přání zákazníka. Přesná cena je kalkulovaná na základě odebíraného množství.

Archivační box 395x325x295 mm

42-75 Kč bez DPH (ks)

Archivační krabička 315x255x75 mm

16 Kč bez DPH (ks)

shutterstock_174064394

Konkursy a společnosti v likvidaci

  • Poskytneme komplexní služby pro případ potřeby archivace dokumentů úpadce, či likvidované společnosti:

Vytřídění dokumentů typu “S” zejména z hlavního archivu úpadce, jejich vyřazení a následná skartace.

Přemístění dokumentů určených k uložení z hlavního sídla úpadce, tedy z místa jejich současného uložení do spisovny provozované zhotovitelem.

Organizační uspořádání svezených dokumentů v prostorách spisovny.

Vyhotovení aktuálního skartačního pokynu (skartačního plánu) pro zadavatele a vytřídění dokumentů kategorie typu “A” příprava jejich předání do věcně a místně příslušného státního archivu.

Řádné označení jednotlivých druhů dokumentů s vyznačením roku jejich skartace.

Archivace dokumentů typu “S” a to až do dne jejich skartace po uplynutí příslušné skartační lhůty.

Evidence dokumentů v přehledných celcích, případně, podle objednávky zadavatele, i v elektronické podobě.

Profesionální ochrana podle smlouvy uložených dokumentů před případným zneužitím tam obsažených dat třetí osobou.

Bezpečná skartace již vyřazených dokumentů.

Komunikace s místně a věcně příslušným státním archivem včetně upozornění o uložení dokumentů zadavatele ve spisovně provozované zhotovitelem.

Vyhotovení předávacího protokolu a protokolu o předání dokumentů pro zadavatele.

Informační vytěžování dokumentů.

26032015008

Archivace dokumentů v depozitu Docu Save a následná periodická spolupráce

  • K tomuto typu služby dochází v případě, že máte problémy s kapacitou svých úložných prostorů, tyto prostory nesplňují kritéria na archivaci a správu dokumentů a investice do rekonstrukce by byly větší jako samotná správa.
  • Přesunete zodpovědnost na nás a získáte tak:

vyšší profesionální úroveň, okamžité přizpůsobení měnícím se podmínkám

nižší náklady, plánování finančních zdrojů

bezpečnost, logistické procesy.

Převzetí spisoven a uložiště dokumentů zákazníka a správa dokumentů v jeho prostorách

    • V případě, že zákazník má své vlastní prostory, je možné je využít.
    • V případě potřeby umíme tyto prostory zrekonstruovat a připravit je na správu dokumentů tak, aby splňovaly zákonem stanovené podmínky.
    • Jestliže má zákazník zaměstnance určené na archivaci dokumentů a správu dokumentů, můžeme tyto po dohodě převzít do pracovního poměru v Docu Save.
    • Zvýšení kvality spisoven.
    • V případě, že nesplňují požadavky na archivaci a správu dokumentů nabídneme rekonstrukci.
    • Zvýšení kvality péče o dokumenty.
    • Zvýšení efektivnosti a integrity v rámci systému řízení správy dokumentů.
    • Přehlednost nákladů na celou poskytnutou službu.
    • Koncentrace na core business – efektivita.
    • Jasná zodpovědnost.

Reference

    • Factoring České spořitelny, a.s.
    • ERGO pojišťovna, a.s.
    • Zeppelin, spol. s r.o.
    • BNP Paribas Cardif Pojišťovna, a.s.
    • ROWAN LEGAL, advokátní kancelář s.r.o.
    • JANÁK ZEITHAML & spol. advokátní kancelář
    • RSM TACOMA Business Services s.r.o.
    • COFIDIS s.r.o.
    • TECHNICKÁ SPRÁVA KOMUNIKACÍ hlavního města Prahy
    • Národní knihovna ČR
    • Vědecká knihovna Olomouc
      a další

Shrnutí

Zaujala Vás naše nabídka?

Pošlete nám zprávu přes náš kontaktní formulář a my se Vám co nejdříve ozveme!

Naše filozofie

  • Nabídka služeb nad rámec standardního rozsahu zaručující vyšší přidanou hodnotu pro naše klienty.
  • Specifikace nejefektivnějšího řešení zadání.
  • Pravidelný každoroční audit efektivnosti nastavených procesů po celou dobu spolupráce.Časem prověřená odbornost a spolehlivost naší společnosti.
  • Vlastní softwarové řešení DS Archive výrazně snižující náklady na evidenci, vyhledávání a bezpečné doručování dokumentů.
  • Maximálně výhodné platební podmínky.
  • Mimořádně příznivé cenové relace.
  • Jasně definované standardy nabízených služeb (SLA’s).
  • Nadstandardní flexibilita respektující klientovy potřeby.
  • Disponibilita požadovaných prostor po celém území České republiky pro nalezení nejoptimálnějšího způsobu centralizace.

Analýza stavu dokumentů a návrh optimálního řešení archivace dokumentů

  • Na základě analýzy pro vás navrhneme vhodnou alternativu optimálního řešení archivace, bezpečné skartace, digitalizace a správy dokumentů (ve fyzické a elektronické podobě) a v případě potřeby vyhotovíme a realizujeme projekt vybrané varianty řešení.
  • Zkušenosti naší společnosti při projektech eliminují riziko, že potřebná zlepšení si vyžádají víc finančních prostředků, než je potřeba.

Naše řešení přináší rychlost, efektivnost a jednoduchou funkcionalitu

  • Každý oprávněný uživatel se dostane k hledanému dokumentu ihned.
  • Stačí vám internetové připojení, kde se pomocí uživatelského rozhraní přihlásíte do vlastního účtu, který vám vytvoříme.
  • Po přihlášení už si vyhledáte co potřebujete.
  • Pokud jsou dokumenty v systému naskenované, můžete si je i rovnou vytisknout.
  • Pokud nejsou, stačí o naskenování požádat zaměstnance naší spisovny pomocí vašeho účtu.
  • Jednou neskenovaný dokument zůstává v sytému a je trvale k dispozici.
  • Vše je přehledné. Uživatel si vystačí sám a v případě potřeby mu pomůžeme.
  • Náš systém není zahlcen zbytečnými funkcemi, je velmi intuitivní a srozumitelný i starším, případně méně zkušeným lidem v oblasti IT.
  • Na pochopení funkčnosti a práce s uživatelským účtem není potřebné žádné speciální školení.

Docu Save s.r.o.

Ve Žlíbku 1800, 193 00 Praha – Horní Počernice

+420 602 753 332

ivo.navratil@docusave.cz

Provozovna Valašské Meziříčí

Zašovská 750, 757 01 Valašské Meziříčí

+420 739 904 772

tomas.kral@docusave.cz

Provozovna Hronětice

Hronětice č.p. 55, 289 21 Kostomlaty nad Labem

+420 325 515 474, +420 770 127 656, +420 602 555 958

spisovna.praha@docusave.cz

Kontaktujte nás!

Veškeré požadavky na vyhledání potvrzení o zaměstnání posílejte pouze prostřednictvím kontaktního formuláře!

Vaše jméno (vyžadováno)

Váš email (vyžadováno)

Předmět

Vaše zpráva