Archivace a skartace dokumentů

Komplexní péče o vaše dokumenty. Nabízíme profesionální služby v oblasti archivace, bezpečné skartace, vysoušení a odkyselování dokumentů.

Archivace Skartace

Prověřený dodavatel

Docu Save s.r.o. je roky prověřená společnost nabízející komplexní služby v oblasti péče o dokumenty. Správu dokumentů poskytujeme desítkám smluvních partnerů.

Profesionální přístup

Disponujeme proškoleným personálem s kvalifikací pro výkon odpovědné práce s papírovými dokumenty.

Jistota

Naše společnost je pojištěna proti škodám na majetku a pro případ odpovědnosti za škodu vzniklou na dokumentech našich klientů.

Mezinárodní spolupráce

Jsme prověřeným partnerem nadnárodní společnosti Nitrochemie AG. Zajišťujeme hromadné odkyselování knihovních a archivních dokumentů metodou papersave swiss.

Naši zákazníci

Dovolujeme si Vám prezentovat několik našich spokojených zákazníků, kteří Vám odpoví na Vaše dotazy ohledně našich služeb.

Národní knihovna ČR
Vědecká knihovna Olomouc
Uměleckoprůmyslové museum v Praze
Muzeum jihovýchodní Moravy ve Zlíně
Factoring České spořitelny, a.s.
Zeppelin, spol. s r.o.
COFIDIS s.r.o.
TECHNICKÁ SPRÁVA KOMUNIKACÍ hlavního města Prahy
Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje
Moravskoslezská vědecká knihovna v Ostravě
Der Touristik CZ a.s.
SV pojišťovna, a.s.
a další

Služby

Níže naleznete přehled našich poskytovaných služeb.

Archivace dokumentů

Archivaci dokumentů nabízíme úřadům, aktivním společnostem, firmám v likvidaci a konkursu.

Zajišťujeme komplexní služby v oblasti archivace dokumentů. Nedílnou součástí služby je zabezpečení osobních údajů, obchodního tajemství a fyzická ochrana písemností. Více zde

Archivace dokumentů
Skartace dokumentů

Call skartace – skartace na zavolání
volejte 602 753 332

Diskrétní hromadnou skartaci, provádíme na drtícím zařízení. Papír, kovy i kartony, se zpracovávají 100% ekologicky a nevzniká tak externí vliv. Papír je recyklován třemi různými způsoby – recyklací do chemické lázně, drcením na výrobu izolace, anebo opět lázní na výrobu nasákavé kartonáže. Žádný dokument určený ke skartaci nemůže být ztracen. Veškerá manipulace probíhá v uzavřeném a hlídaném areálu. Více zde

Digitalizujeme běžné formáty A6 – A0 ale i formáty méně používané.
Podle potřeby zajistíme přístupnost dokumentů před ukončením digitalizace.
Zajistíme bezpečné komunikační kanály mezi námi a našim klientem.
Navrhneme organizaci digitalizovaného obsahu. Zpracujeme běžné formáty A6 – A0 ale i formáty méně používané.
Více zde

Digitalizace dokumentů
Vysoušení dokumentů

Vysoušení dokumentů

Vakuové sušení provádíme při zasažení, či poškození dokumentů vodou. Probíhá ve vakuové komoře, ve které jsou vyhřívané police, na nichž je položen sušený materiál. Teplota polic dosahuje 25 až 30 °C, tlak v komoře je 5 až 10 mbar. V případě nezbytné potřeby můžeme nechat vlhké dokumenty před sušením i dočasně zmrazit.

Odkyselování archivních a knihovních dokumentů provádíme metodou papersave swiss. Ve spolupráci se společností Nitrochemie Aschau GmbH zajišťujeme veškerou podporu zájemcům o hromadné odkyselování papírových dokumentů. Originály papírových dokumentů (archiválie, knihy, plány, noviny atd.), které jsou postižené kyselostí se nerozpadnou a zůstanou navždy zachovány. Více zde

Odkyselování dokumentů
Klíčové pojmy

Slovník pojmů

Slovník pojmů je systematicky uspořádaný seznam odborných termínů a jejich definic, který slouží k objasnění a vysvětlení specifické terminologie v určitém oboru. Tento nástroj je nezbytný pro přesné a jednotné porozumění pojmům, což usnadňuje komunikaci mezi odborníky i laiky, zajišťuje konzistentní používání terminologie a podporuje vzdělávání a informovanost. Níže naleznete pár pojmů pro lepší orientaci v oblasti archivace a skartace dokumentů.

Analogová podoba

Analogová podoba zaznamenaní informace (písemná, obrazová, zvuková nebo jiná) – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e). Vysvětlení pojmu Nosič analogové podoby entity je fyzické médium, nejčastěji papír. Ovšem za analogovou podobu lze považovat i nelistinný předmět (předmět, nebo 3D objekt)

Archiv

Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. b) Zařízení podle zákona č. 499/2004 Sb., které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.

Archivace a skartace dokumentů

Archivace znamená systematické shromažďování, organizování, uchovávání a spravování dokumentů pro jejich dlouhodobé uchování a budoucí použití. Skartace je proces bezpečného a trvalého odstranění dokumentů, které již nejsou potřebné a jejich uchovávání není dále žádoucí.

Archiválie

Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. f)

Autorizovaná konverze

Konverzí se rozumí a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. (2) Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“) – Zákon č. 300/2008 Sb., § 22 (1)

Časové razítko

Kvalifikovaným časovým razítkem se rozumí datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem – Zákon č. 227/2000 Sb., § 2 r)

Digitální podoba

Pojem „digitální“ vyjadřuje způsob zpracování entity představovaný numerickým řetězcem tvořeným čísly „1“ a „0“ (proud bitů) interpretovatelný pomocí výpočetní techniky. Pojem„ elektronický“ se pro účely národního standardu užívá obdobně

Dokument

Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e)

Elektronický podpis

Elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě – Zákon č. 227/2000 Sb., § 2 a)

Export dokumentů

Export je proces vytvoření kopie elektronických seskupení a dokumentů spojený s vytvořením metadat těchto seskupení a dokumentů nebo proces vytvoření kopie transakčního protokolu, a to za účelem převedení vzniklé kopie do jiného systému. Exportovaná seskupení, dokumenty a transakční protokol zůstávají zachovány v původním ERMS, nejsou tedy na rozdíl od přenosu bezprostředně po jeho realizaci smazány. Úspěšný export do digitálního archivu je doplněn záznamem příslušného jednoznačného identifikátoru digitálního archivu do metadat.

Evidence dokumentů

Evidence dokumentů (dále jen „ED“) je nástroj umožňující přehledné odborné vedení spisové služby. ED je vedena v ERMS přírůstkovým způsobem v souladu s právním předpisem upravujícím podrobnosti výkonu spisové služby. Vyhláška 259/2012 Sb., §8 (1) Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem.

Identifikace spisu

Identifikace spisu a typového spisu Identifikace spisu je evidenčním znakem spisu nebo typového spisu v rámci evidence dokumentů. Je jím spisová značka nebo, v případě, že tato není použita, je jím znak, který je konstruován na základě čísla jednacího dokumentu (například z jednacího čísla iniciačního dokumentu, prvního dokumentu). U typových spisů je tímto evidenčním znakem název typového spisu.

Import dokumentů

Hromadný import je proces importu dokumentů v digitální podobě (většího množství) do ERMS, a to zpravidla z jiné aplikace. Importované dokumenty obvykle obsahují některá nebo všechna je popisující metadata.

Klíčové slovo

Klíčové slovo je identifikátor specifického významu, který v podmínkách výkonu spisové služby v elektronické podobě představuje volitelná metadata určená k popisu obsahu věcných skupin, spisů, typových spisů, součástí nebo dokumentů, nikoli však dílů. Klíčová slova se zpravidla vybírají nebo ověřují podle řízeného slovníku nebo jsou automaticky přiřazována ERMS

Metadata

Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času [§ 2 písm. o) zákona].

Převedení dokumentu

Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak, provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převáděn. Jinak řečeno organizace musí ve spisovém řádu či jiném vnitřním předpisu stanovit politiku, zavést, kontrolovat a zlepšovat procesy převádění dokumentů (definice pravomocí, odpovědností, vstupních i výstupních formátů atp.) – Zákon č. 499/2004 Sb., § 69a odst. 1)

Původce

Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. d) …je původcem každý, z jehož činnosti dokument vznikl, Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e) …za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán

Skartace dokumentů

Skartace dokumentů je proces, při kterém jsou dokumenty, které již nejsou potřebné, bezpečně zničeny. Tento proces zahrnuje různé metody likvidace, jako je drcení papírových dokumentů nebo vymazání digitálních souborů. Skartace je klíčová pro ochranu citlivých informací a osobních údajů před neoprávněným přístupem a zneužitím. Správně provedená skartace také zajišťuje dodržování právních předpisů a interních politik organizace týkajících se ochrany dat a soukromí.

Skartační komise

Zákon č. 499/2004 Sb., § 7 odst. 2) Vysvětlení pojmu. Povinnost zřídit k vyřazení dokumentů skartační komisi obsahuje ustanovení § 7 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., vyhláška č. 191/2009 Sb. však neuvádí další podrobnosti o jejím zřízení a činnosti. Vzhledem k tomu je vhodné (u větších organizací potřebné), aby původce k přípravě a vyřazení dokumentů zřídil skartační komisi. Původce ve spisovém řádu uvede postup (způsob, formu) stanovení skartační komise její pravomoci, a odpovědnost a další náležitosti

Skartační lhůta

Doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 15 odst. 4) Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Vysvětlení pojmu V terminologii ISO 9000 pojmu odpovídá pojem „doba vypořádání“ = minimální doba, po kterou má být dokument/ záznam uložen – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písmeno. s)

Spisová značka

Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 12 odst. 4) Vyžaduje-li to jiný právní předpis nebo to z jiných důvodů považuje původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je a) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo b) jiné označení.

Spisový a skartační plán

Spisovým a skartačním plánem se rozumí spisový plán doplněný o skartační režimy. Spisovým plánem se rozumí hierarchické uspořádání věcných skupin, spisů, typových spisů, součástí, dílů, dokumentů a komponent (příklad spisového plánu je uveden v obrázku č. 1). Zákon č. 499/2004 Sb., § 66 odst.2 Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

Spisový řád

Vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Podle § 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. jej vydávají určení původci. Vysvětlení pojmu Metodický návod MV Spisový řád – vnitřní předpis úřadu, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, odepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. p)

Spisový znak

Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Správa dokumentů

Výkonem spisové služby se rozumí správa dokumentů [viz § 2 písm. e) zákona] v digitální nebo analogové podobě. Provádění spisové služby v elektronické podobě se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i dokumentů v analogové podobě. Realizací spisové služby v listinné podobě se rozumí péče o dokumenty v analogové podobě a převod doručených dokumentů v digitální podobě na dokumenty v analogové podobě – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. l)

Třídění dokumentů

Tříděním se rozumí systematická klasifikace dokumentů do seskupení v souladu se spisovým řádem a spisovým plánem prováděná při výkonu spisové služby.

Uchovávání dokumentů

V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií – Zákon č. 499/2004 Sb., § 3 odst. 4)

Vyřazování dokumentů

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, upravuje pravidla pro správu a uchovávání dokumentů a archiválií v České republice. Tento zákon stanovuje podmínky pro vedení spisové služby, vyřazování dokumentů a jejich následné archivování, což zajišťuje efektivní a právně správné nakládání s dokumenty ve veřejném i soukromém sektoru.

Zničení dokumentu

Zničením se rozumí proces likvidace záznamu a dokumentu, který znemožňuje jejich rekonstrukci a identifikaci

Důležité kontakty

Sídlo společnosti:

Docu Save s.r.o.

Wuchterlova 566/7, 160 00 Praha 6 – Dejvice

+420 602 753 332
ivo.navratil@docusave.cz
Identifikátor datové schránky: 2w6eut

Provozovna Praha, Čechy

Docu Save s.r.o.

Hronětice č.p. 55, 289 21 Kostomlaty nad Labem

+420 325 515 474, +420 770 127 656, +420 602 555 958
spisovna.praha@docusave.cz

Provozovna Valašské Meziříčí, Morava

Docu Save s.r.o.

Zašovská 750, 757 01 Valašské Meziříčí

+420 724 312 952
+420 724 970 632

Kancelář: spisovna.valmez@docusave.cz
Provoz: archiv.valmez@docusave.cz

Provozovna Olomouc, Morava

Docu Save s.r.o.

Kollárovo nám. 698/7, 779 00 Olomouc

+420 602 753 332
ivo.navratil@docusave.cz

Kontaktujte nás

Veškeré požadavky na vyhledání potvrzení o zaměstnání posílejte pouze prostřednictvím kontaktního formuláře!

    Vaše jméno (vyžadováno)

    Váš email (vyžadováno)

    Předmět

    Vaše zpráva

    Přejít nahoru