Slovník
Slovník pojmů Vám pomůže se lépe zorientovat v důležitých termínech z oblasti archivnictví a spisové služby.
Analogová podoba
slovník
Analogová podoba zaznamenaní informace (písemná, obrazová, zvuková nebo jiná) – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e). Vysvětlení pojmu Nosič analogové podoby entity je fyzické médium, nejčastěji papír. Ovšem za analogovou podobu lze považovat i nelistinný předmět (předmět, nebo 3D objekt).
Archiv
slovník
Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. b)
Zařízení podle zákona č. 499/2004 Sb., které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.
Archivace a skartace dokumentů
slovník
Archivace znamená systematické shromažďování, organizování, uchovávání a spravování dokumentů pro jejich dlouhodobé uchování a budoucí použití. Skartace je proces bezpečného a trvalého odstranění dokumentů, které již nejsou potřebné a jejich uchovávání není dále žádoucí.
Archiválie
slovník
Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. f)
Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.
Autorizovaná konverze
slovník
Konverzí se rozumí a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen „dokument obsažený v datové zprávě“), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. (2) Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen „výstup“), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (dále jen „vstup“) – Zákon č. 300/2008 Sb., § 22 (1)
Časové razítko
slovník
Kvalifikovaným časovým razítkem se rozumí datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb, a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem – Zákon č. 227/2000 Sb., § 2 r)
Digitální podoba
slovník
Pojem „digitální“ vyjadřuje způsob zpracování entity představovaný numerickým řetězcem tvořeným čísly „1“ a „0“ (proud bitů) interpretovatelný pomocí výpočetní techniky. Pojem„ elektronický“ se pro účely národního standardu užívá obdobně.
Dokument
slovník
Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e)
Elektronický podpis
slovník
Elektronickým podpisem údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě – Zákon č. 227/2000 Sb., § 2 a)
Export dokumentů
slovník
Export je proces vytvoření kopie elektronických seskupení a dokumentů spojený s vytvořením metadat těchto seskupení a dokumentů nebo proces vytvoření kopie transakčního protokolu, a to za účelem převedení vzniklé kopie do jiného systému. Exportovaná seskupení, dokumenty a transakční protokol zůstávají zachovány v původním ERMS, nejsou tedy na rozdíl od přenosu bezprostředně po jeho realizaci smazány. Úspěšný export do digitálního archivu je doplněn záznamem příslušného jednoznačného identifikátoru digitálního archivu do metadat.
Evidence dokumentů
slovník
Evidence dokumentů (dále jen „ED“) je nástroj umožňující přehledné odborné vedení spisové služby. ED je vedena v ERMS přírůstkovým způsobem v souladu s právním předpisem upravujícím podrobnosti výkonu spisové služby. Vyhláška 259/2012 Sb., §8 (1) Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem.
Identifikace spisu
slovník
Identifikace spisu a typového spisu Identifikace spisu je evidenčním znakem spisu nebo typového spisu v rámci evidence dokumentů. Je jím spisová značka nebo, v případě, že tato není použita, je jím znak, který je konstruován na základě čísla jednacího dokumentu (například z jednacího čísla iniciačního dokumentu, prvního dokumentu). U typových spisů je tímto evidenčním znakem název typového spisu.
Import dokumentů
slovník
Hromadný import je proces importu dokumentů v digitální podobě (většího množství) do ERMS, a to zpravidla z jiné aplikace. Importované dokumenty obvykle obsahují některá nebo všechna je popisující metadata.
Klíčové slovo
slovník
Klíčové slovo je identifikátor specifického významu, který v podmínkách výkonu spisové služby v elektronické podobě představuje volitelná metadata určená k popisu obsahu věcných skupin, spisů, typových spisů, součástí nebo dokumentů, nikoli však dílů. Klíčová slova se zpravidla vybírají nebo ověřují podle řízeného slovníku nebo jsou automaticky přiřazována ERMS.
Metadata
slovník
Metadaty se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času [§ 2 písm. o) zákona].
Převedení dokumentu
slovník
Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak, provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převáděn. Jinak řečeno organizace musí ve spisovém řádu či jiném vnitřním předpisu stanovit politiku, zavést, kontrolovat a zlepšovat procesy převádění dokumentů (definice pravomocí, odpovědností, vstupních i výstupních formátů atp.) – Zákon č. 499/2004 Sb., § 69a odst. 1)
Skartace dokumentů
slovník
Skartace dokumentů je proces, při kterém jsou dokumenty, které již nejsou potřebné, bezpečně zničeny. Tento proces zahrnuje různé metody likvidace, jako je drcení papírových dokumentů nebo vymazání digitálních souborů. Skartace je klíčová pro ochranu citlivých informací a osobních údajů před neoprávněným přístupem a zneužitím. Správně provedená skartace také zajišťuje dodržování právních předpisů a interních politik organizace týkajících se ochrany dat a soukromí.
Původce
slovník
Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. d)
…je původcem každý, z jehož činnosti dokument vznikl,
Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst. e)
…za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán.
Skartační komise
slovník
Zákon č. 499/2004 Sb., § 7 odst. 2)
Vysvětlení pojmu. Povinnost zřídit k vyřazení dokumentů skartační komisi obsahuje ustanovení § 7 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., vyhláška č. 191/2009 Sb. však neuvádí další podrobnosti o jejím zřízení a činnosti. Vzhledem k tomu je vhodné (u větších organizací potřebné), aby původce k přípravě a vyřazení dokumentů zřídil skartační komisi. Původce ve spisovém řádu uvede postup (způsob, formu) stanovení skartační komise její pravomoci, a odpovědnost a další náležitosti.
Skartační lhůta
slovník
Doba, během níž musí být dokument uložen u původce. Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 15 odst. 4) Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Vysvětlení pojmu V terminologii ISO 9000 pojmu odpovídá pojem „doba vypořádání“ = minimální doba, po kterou má být dokument/ záznam uložen – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písmeno. s)
Spisová značka
slovník
Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 12 odst. 4)
Vyžaduje-li to jiný právní předpis nebo to z jiných důvodů považuje původce za účelné, označí spis spisovou značkou, pod níž je také evidován. Spisovou značkou je a) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo b) jiné označení.
Spisový a skartační plán
slovník
Spisovým a skartačním plánem se rozumí spisový plán doplněný o skartační režimy. Spisovým plánem se rozumí hierarchické uspořádání věcných skupin, spisů, typových spisů, součástí, dílů, dokumentů a komponent (příklad spisového plánu je uveden v obrázku č. 1). Zákon č. 499/2004 Sb., § 66 odst.2 Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
Spisový řád
slovník
Vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Podle § 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. jej vydávají určení původci. Vysvětlení pojmu Metodický návod MV Spisový řád – vnitřní předpis úřadu, upravující veškeré úkony spojené s příjmem, tříděním, označováním, evidencí, rozdělováním, vyřizováním, oběhem, vyhotovováním, odepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. p)
Správa dokumentů
slovník
Výkonem spisové služby se rozumí správa dokumentů [viz § 2 písm. e) zákona] v digitální nebo analogové podobě. Provádění spisové služby v elektronické podobě se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i dokumentů v analogové podobě. Realizací spisové služby v listinné podobě se rozumí péče o dokumenty v analogové podobě a převod doručených dokumentů v digitální podobě na dokumenty v analogové podobě – Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. l)
Spisový znak
slovník
Spisový znak je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.
Třídění dokumentů
slovník
Tříděním se rozumí systematická klasifikace dokumentů do seskupení v souladu se spisovým řádem a spisovým plánem prováděná při výkonu spisové služby.
Uchovávání dokumentů
slovník
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, upravuje pravidla pro správu a uchovávání dokumentů a archiválií v České republice. Tento zákon stanovuje podmínky pro vedení spisové služby, vyřazování dokumentů a jejich následné archivování, což zajišťuje efektivní a právně správné nakládání s dokumenty ve veřejném i soukromém sektoru.
Zničení dokumentu
slovník
Zničením se rozumí proces likvidace záznamu a dokumentu, který znemožňuje jejich rekonstrukci a identifikaci
+420 602 753 332
V rámci našich služeb potřebujete pomoci, či máte dotazy? Neváhejte nás kontaktovat, rádi Vám poradíme a pomůžeme.
