Archivace dokumentů je proces systematického ukládání a uchovávání dokumentů, aby byly přehledně uspořádány a snadno dostupné pro budoucí potřeby. Tento proces zahrnuje jak papírové, tak elektronické dokumenty a zahrnuje řadu kroků, jako je třídění, kategorizace, označování a uložení dokumentů na bezpečné místo.

Hlavní účely archivace dokumentů zahrnují:

1. Zachování důležitých informací: Archivace zajišťuje, že důležité dokumenty jsou uchovány po dobu, kterou vyžadují zákony, firemní politika nebo historická hodnota.
2. Organizace: Umožňuje efektivní organizaci dokumentů, takže je možné rychle najít potřebné informace.
3. Ochrana: Dokumenty jsou chráněny před ztrátou, poškozením nebo neoprávněným přístupem.
4. Zajištění právní shody: Archivace je často povinná z právního hlediska, aby firma splnila požadavky na uchovávání dokumentů pro daňové účely, audity nebo jiné zákonné předpisy.

Archivované dokumenty mohou být uloženy v různých formách, jako jsou papírové složky, digitální soubory na serverech nebo v cloudových úložištích, nebo ve specializovaných archivačních systémech. Důležité je také mít nastavený systém pro přístup a správu těchto archivů, aby byla zajištěna jejich dlouhodobá dostupnost a bezpečnost.

Účetní záznamy

Zákon stanovuje dvě lhůty pro uchování účetních záznamů:
Pětiletá lhůta (5let) platí pro úschovu účetních dokladů, účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů, účtových rozvrhů a účetních záznamů, které účetní jednotky používají k dokladování vedení účetnictví.
Desetiletá lhůta (10 let) platí pro úschovu účetních závěrek a výročních zpráv.
Lhůty začínají běžet koncem účetního období, kterého se záznamy týkají. (Zákon č. 563/1991 Sb., část 6, § 31 – Zákon o účetnictví).

Daňové doklady

Daňové doklady se musí uchovávat po dobu 10 let, přičemž lhůta začíná běžet koncem zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. (Zákon č. 235/2004 Sb., Oddíl 8, § 35 – Zákon o dani z přidané hodnoty).

Záznamy zaměstnavatelů

Stejnopisy evidenčních listů se musí uchovávat po dobu 3 let (§ 38 odst. 5 věta první).
Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady obchodní společnosti (za období před rokem 2014) se musí uchovávat po dobu 6 let.
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu se musí uchovávat po dobu 10 let.
Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění se musí uchovávat po dobu 45 let (od 1.1.2023).
Lhůty začínají běžet vždy po roce, kterého se záznamy týkají. (Zákon č. 582/1991 Sb., Hlava 2, § 35a, (4) – Zákon České národní rady o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).

Archiválie – dokumenty s významnou hodnotou

Archiválie jsou dokumenty s trvalou historickou, kulturní, vědeckou nebo jinou významnou hodnotou určené k trvalému uchování v archivu. Poskytují důležitá svědectví o činnosti organizací, jednotlivců nebo společnosti jako celku a mají výpovědní hodnotu pro budoucí generace. Archiválie mohou zahrnovat textové dokumenty, fotografie, mapy, plány, zvukové záznamy, filmy a digitální data. V České republice spravuje archiválie zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.), který stanovuje pravidla pro výběr, uchovávání a zpřístupňování archiválií a zajišťuje jejich ochranu jako kulturního dědictví.

1. Právní a regulační požadavky:

   • Účetní dokumenty: Zákony často vyžadují, aby firmy uchovávaly účetní dokumenty, jako jsou faktury, účetní závěrky nebo daňová přiznání, po určitou dobu (např. 5 nebo 10 let) pro účely daňových kontrol a auditů.
   • Personální dokumentace: Dokumenty týkající se zaměstnanců, jako jsou pracovní smlouvy, záznamy o mzdách a pracovní doba, musí být také archivovány podle příslušných zákonů.
   • Zákonné požadavky v některých sektorech: Například ve zdravotnictví, školství nebo v bankovnictví mohou platit specifické požadavky na uchovávání dokumentace týkající se pacientů, studentů nebo finančních transakcí.



2. Ochrana před právními spory:

   • Archivace může být klíčová pro ochranu organizace před možnými právními spory. Uchovávání smluv, korespondence nebo jiných důležitých dokumentů může být důkazem v případě soudních řízení.



3. Firemní politika:

   • Firmy mohou mít své vlastní vnitřní předpisy, které určují, jaké dokumenty je třeba archivovat a na jak dlouho, aby byly splněny firemní standardy, zajištěna kontinuita podnikání a ochrana před riziky.



4. Historická a kulturní hodnota:

   • Některé dokumenty mohou mít dlouhodobou historickou nebo kulturní hodnotu, a proto je důležité je uchovávat v archivu pro budoucí generace.

Správná archivace dokumentů vyžaduje systematický přístup, aby byly dokumenty dobře organizovány, snadno dostupné a bezpečně uchovány. Zde je několik kroků, jak správně archivovat dokumenty:

1. Identifikace dokumentů

• Určete, které dokumenty je třeba archivovat: Ne všechny dokumenty je nutné archivovat. Zaměřte se na ty, které mají právní, finanční, historickou nebo provozní hodnotu.
• Kategorizace: Rozdělte dokumenty do kategorií podle typu, jako jsou smlouvy, účetní doklady, personální záznamy atd.

2. Stanovení lhůt uchovávání

• Zjistěte zákonné požadavky: Každý typ dokumentu může mít jinou požadovanou dobu uchovávání. Například účetní dokumenty mohou být vyžadovány uchovávat 5 až 10 let, zatímco personální záznamy mohou mít jiné lhůty.
• Interní směrnice: Určete si vnitřní pravidla, která odpovídají zákonným požadavkům a potřebám vaší organizace.

3. Organizace a třídění

• Systematické třídění: Uspořádejte dokumenty podle jejich kategorií, data nebo jiného logického systému, který vám usnadní jejich pozdější vyhledávání.
• Označování: Použijte jasné a konzistentní označování složek a dokumentů, aby bylo snadné identifikovat jejich obsah.

4. Výběr formátu a média pro archivaci

• Papírové dokumenty: Uložte papírové dokumenty do odolných archivních krabic, složek nebo šanonů. Zvažte použití ohnivzdorných skříní pro důležité dokumenty.
• Elektronické dokumenty: Digitalizujte papírové dokumenty pomocí skeneru a uložte je ve formátech, které jsou běžně používané (např. PDF). Elektronické dokumenty ukládejte na bezpečné servery nebo do cloudových úložišť.
• Zálohování: Pravidelně zálohujte elektronické dokumenty, ideálně na několika různých místech (např. na fyzických nosičích i v cloudu).

5. Bezpečnost a ochrana

• Fyzická ochrana: Zajistěte fyzickou ochranu archivních prostor, aby byly chráněny před požárem, vodou, prachem a neoprávněným přístupem.
• Elektronická ochrana: Používejte šifrování a ochranu heslem pro digitální archivy. Mějte přístupová práva nastavená tak, aby k dokumentům měli přístup jen oprávnění uživatelé.

6. Správa a údržba archivů

• Pravidelná kontrola: Pravidelně kontrolujte stav archivovaných dokumentů a jejich úložných prostor.
• Aktualizace a skartace: Periodicky aktualizujte archivy a skartujte dokumenty, které již nejsou potřeba podle zákonných požadavků nebo interních předpisů.

7. Zavedení systému pro vyhledávání

• Vyhledávací systém: Implementujte systém, který vám umožní rychle vyhledávat a získávat archivované dokumenty podle klíčových parametrů (např. jména, data, typu dokumentu).
• Školení zaměstnanců: Ujistěte se, že zaměstnanci vědí, jak správně dokumenty archivovat a jak je vyhledávat.

8. Dodržování právních předpisů

• Právní soulad: Ujistěte se, že proces archivace splňuje všechny relevantní právní a regulační požadavky, včetně ochrany osobních údajů (např. GDPR v Evropské unii).

Dodržování těchto kroků zajistí, že vaše archivace dokumentů bude efektivní, organizovaná a v souladu s právními požadavky.