Digitalizace písemností nabízí mnoho výhod, včetně snadného přístupu, úspory místa a efektivního vyhledávání. Elektronické dokumenty lze rychle sdílet a zálohovat, což zjednodušuje práci a zvyšuje produktivitu. Nicméně, i přes tyto výhody, digitalizace přináší výzvy, především pokud jde o autentifikaci a zabezpečení.

Jedním z hlavních problémů je chybějící časové razítko u digitalizovaných dokumentů. Bez něj se může prokazování jejich autentičnosti a časového určení stát obtížným, což může být problém při předkládání dokumentů úřadům nebo soudům. I když technologie pro zajištění časového razítka existují, jejich použití může být nákladné.

Zabezpečení digitálních dokumentů představuje další klíčovou otázku. Kybernetické hrozby jako malware a ransomware mohou ohrozit integritu a dostupnost elektronických dat. Pokud dojde k napadení systému, může se obnovení ztracených nebo poškozených informací bez fyzických originálů ukázat jako obtížné.

Na druhé straně, fyzické originály mohou sloužit jako důležitá záruka a záloha, zejména v případě právních dokumentů nebo historických materiálů. Uchovávání originálů do doby, než bude digitální archivace dostatečně zabezpečena, může minimalizovat riziko.

V závěru je důležité najít rovnováhu mezi digitalizací a uchováváním originálů. Digitalizace může výrazně zlepšit efektivitu a přístupnost dokumentů, ale fyzické kopie mohou být nadále nezbytné pro autentifikaci, právní účely a zajištění dlouhodobé bezpečnosti. Každý přístup má své výhody i nevýhody, a nejlepší strategie závisí na specifických potřebách a podmínkách každé organizace.